Einführung einer ECM/DMS bei der MDV GmbH

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Mitteldeutscher Verkehrsverbund GmbH; Straße, Hausnummer: Prager Straße 8; Postleitzahl: 04103; Ort: Leipzig; Land: Deutschland; E-Mail: vergabestelle@mdv.de; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. b) Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können nur elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de d) Art und Umfang der Leistung: Für das Dokumentenmanagement in der MDV Geschäftsstelle wird aktuell keine umfassende ganzheitliche Softwarelösung, sondern eine Vielzahl an Einzellösungen, eingesetzt. Mit der Einführung einer entsprechenden DMS-Softwarelösung sollen die Abläufe sukzessive an modernen Maßstäben und Standardprozessen („best practices“) ausgerichtet und deutlich effizienter aufgestellt werden. Durch diese Ausschreibung soll die Eignung der am Markt befindlichen Softwareprodukte zur Abbildung der Anforderungen aus den folgenden Bereichen untersucht werden: - Dokumentenmanagement (Verwaltung von elektronischen Dokumenten): - Allgemeine Abbildung Antragswesen sowie Prüf- und Genehmigungsprozessen: - Elektronische Bearbeitung und revisionssichere Archivierung von Rechnungen - Abbildung von einfachen Vorgängen durch Workflows (strukturierte digitale Bearbeitungsprozesse), auch vor dem Hintergrund des zunehmend mobileren Arbeitens. Die Implementierung einer neuen DMS-Lösung soll gemeinsam mit dem Anbieter der Software im weiteren Verlauf des Projektes konzeptioniert, geliefert und durchgeführt werden. Die DMS-Software soll entweder für bestehende Prozesse genutzte Systeme ablösen bzw. ergänzen und möglichst alle Anforderungen durch Standardfunktionalitäten erfüllen. Die neue Lösung soll den Auftraggeber mit der Erfüllung unter anderem folgender Funktions- und Prozessanforderungen unterstützen: - Ablösung der bisherigen analogen Bearbeitung von Dokumenten durch digitale Be- und Verarbeitungsprozesse und Reduzierung papiergebundener Akten und Ablage - Erhöhung der Transparenz über Vorgänge mit Geschäftspartnern - Erhöhung des Automatisierungsgrades z.B. durch Abbildung von Workflows und Reduzierung manueller Tätigkeiten zur Steigerung der Arbeitseffizienz - Vermeidung von Redundanzen bei der Archivierung von Dokumenten - Archivierung von Dokumenten nach den gültigen Compliance-Richtlinien und den jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen (z.B. HGB, GoBD, DSGVO u.a.) Die neue Lösung soll durch den Auftragnehmer konzeptioniert, geliefert, implementiert und gewartet werden (Updates, Patches, Hotfixes). Der Auftraggeber möchte eine Lösung auswählen, die einen Inhouse/On-Premises-Betrieb ermöglicht.; Orte der Leistungserbringung: Postleitzahl: 04103; Ort: Leipzig; Land: Deutschland e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Ausführungsfrist: Beginn: nicht angegeben; Ende: 30.11.2025; Umsetzung bis Implementierung h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. i) Angebotsfrist: 28.02.2025, 12:00 Uhr; Bindefrist: 31.05.2025 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: keine k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Anlage 5 - EVB-IT System AGB und Anlage 5.1 - EVB-IT Systemvertrag l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Mit dem Angebot sind die Eigenerklärungen über das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 GWB abzugeben. -Es sind formlose Eigenerklärungen ausreichend. -Im beigefügten Vordruck für die Erklärungen/Nachweise zur Eignung (Anlage 3) sind die entsprechenden Eigenerklärungen enthalten. -Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Erklärungen durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft beizubringen. Erfahrungsnachweis des Bieters in Form der Benennung von mind. drei vergleichbaren Referenzprojekten innerhalb der letzten 3 Jahre. m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen Software,IT-Systemdienstleistungen