Digitalisierung von Bestandsakten der Stadt Neustadt am Rübenberge

Nationale Ausschreibung nach UVgO Öffentliche Ausschreibung Vergabenr. 30.02-2023/0190 1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: Name und Anschrift: Stadt Neustadt am Rübenberge Nienburger Straße 31 31535 Neustadt am Rübenberge Deutschland Telefonnummer: [Nummer entfernt] Telefaxnummer: [Nummer entfernt] E-Mail-Adresse: vergabe@neustadt-a-rbge.de Internet-Adresse: www.neustadt-a-rbge.de Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben 2. Verfahrensart (§ 8 UVgO): Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung 3. Angebote können abgegeben werden: elektronisch in Textform elektronisch mit fortgeschrittener Signatur elektronisch mit qualifizierter Signatur Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) 4. Zugriff auf Vergabeunterlagen: 4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3): Entfällt (siehe 9.). 5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung: Art der Leistung: Der Auftrag zur Digitalisierung des Aktenbestands der Stadt Neustadt am Rübenberge mit ca. 616 laufenden Metern umfasst nach Maßgabe der Stadt Neustadt am Rübenberge: 1. Erzeugung und Anbringung eines Bar-Codes auf der Papierakte bzw. Stehordner 2. den Transport der Akten und Stehordner von den Archivstandorten der Stadt Neustadt am Rübenberge zum Digitalisierungsstandort 3. Abschluss des Transportes der Akten bis spätestens 31.01.2024 4. die Vorbereitung/Sortierung der Akten für den Digitalisierungsprozess 5. die Digitalisierung (Scannen) der Akten 6. die Erzeugung elektronischer Dokumente inklusive Erstellung eines Transfervermerks nach der technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen des BSI (BSI TR-03138 RESISCAN, Version 1.4.1 vom 23.04.2020) 7. die Bereitstellung der elektronischen Dokumente in datenschutzrechtlich geeigneter Form (z.B. Cloud) für die Stadt Neustadt am Rübenberge 8. die Aufbewahrung der Akten bis zu deren Vernichtung 9. die Durchführung der datenschutzgerechten Vernichtung der Akten Menge und Umfang: Zu digitalisieren sind ca. 13.089 Stück an Bestandsakten mit einem Umfang von insgesamt ca. 616 laufenden Metern. Das Volumen teilt sich wie folgt auf: Nummer Fachdienst (FD) Stückzahl (ca.), lfd. Meter (ca.) 1 Rechnungsprüfungsamt 150, 10 2 FD 10 - Zentrale Dienste 113, 5,71 3 FD 32 - Öffentliche Sicherheit 400, 40 4 FD 66 - Tiefbau 1022, 66 5 FD 91 - Immobilien 7438, 281 6 FD 40 - Bildung 400, 60 7 FD 50 - Soziales 3166, 134,5 8 FD 51 - Kinder und Familien 400, 19,2 Insgesamt 13.089, 616,41 Ort der Leistung: Archive der Stadt Neustadt am Rübenberge 6. Losaufteilung: Losweise Vergabe: Nein Angebote sind möglich für: die Gesamtleistung 7. Nebenangebote sind nicht zugelassen 8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn der Ausführungsfrist: 01.08.2023 Ende der Ausführungsfrist: 31.01.2024 Bemerkung zur Ausführungsfrist: 9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: unter: (URL) https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-187db0e4d28-47ca9fbd3347ef2c Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle: Offizielle Bezeichnung: Region Hannover, Team Zentrale Vergabeangelegenheiten Postanschrift: Postleitzahl / Ort: Hannover Land: Deutschland E-Mail: zentrale.vergabe@region-hannover.de Hauptadresse: (URL) www.hannover.de 10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist: Angebote sind einzureichen bis: 06.06.2023 08:45 Ablauf der Bindefrist: 17.07.2023 11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen: 12. Wesentliche Zahlungsbedingungen: 13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers: Eigenerklärung mit folgenden Angaben: - Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. - Angaben zu Leistungen innerhalb der letzten drei Jahre, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. - Angaben zu Arbeitskräften die für die Leistung zur Verfügung stehen. - Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes. - Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation. - Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung nach § 123 oder 124 GWB begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. - Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. Ab einer Auftragssumme über 30.000€ erfolgt eine Anforderung des Gewerbezentralregisters gem. § 150a GewO durch den Auftraggeber. - Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft oder durch Nachweis einer Präqualifikation. darüber hinaus mit dem Angebot vorzulegen: mindestens drei erfolgreiche, vergleichbare Digitalisierungsprojekte sowie einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als 30.000 € netto) durchgeführt wurden- Zertifizierung gemäß BSI d.h. ich/wir verfüge(n) über eine Zertifizierung gemäß BSI-Grundschutz ISO 27001 oder den Nachweis, dass die technische Richtlinie 03138 "Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)" eingehalten bzw. kann/können nachweisen, dass die eingesetzten Scanverfahren vergleichbar ausgestaltet sind 14. Angabe der Zuschlagskriterien: Der niedrigste Preis Ja 15. Sonstiges: Bitte beachten Sie, dass die Abgabe von elektronischen Angeboten ausschließlich über das Vergabeportal eVergabe möglich ist. Die Abgabe von Angeboten auf andere Weise elektronisch (z.B. per E-Mail oder Fax) wird nicht akzeptiert! Ebenso unzulässig ist die Abgabe in Papierform. Bewerberfragen sollten bis spätestens 10 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist an die unter 2. genannten Möglichkeiten zur Kommunikation gerichtet werden, um die Antworten spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung zu stellen. Digitalisierung von Dokumenten