Die vorliegende Bekanntmachung dient ausschließlich zur Information über den am 07.02.2024 geplanten Marktdialog. Marktdialog „CAFM-Software zur Ablösung bestehender Systeme“

Round-Table des Gesamtstädtischen Einkaufs und dem Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe Einladung zur Veranstaltung • Datum: 07. Februar 2024 • Die Veranstaltung beginnt um 09:00 Uhr und dauert bis circa 12.00 Uhr. • Die Veranstaltung findet digital statt. • Die Veranstaltung wird per Video als späterer Bestandteil der Vergabe-unterlagen aufgezeichnet. • Die Einwahldaten werden mit der Terminbestätigung mitgeteilt. Ausgangssituation: Seit dem Jahr 2011 verwaltet das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft den Objektbestand mit rund 1.200 Gebäude der Stadt Karlsruhe mittels einer Access-Datenbank. Neben den Gebäuden werden unter anderem auch circa 37.000 technischen Anlagen verwaltet. Um die Vorschriften und Fristen für die Vielzahl dieser Anlagen im Blick zu behalten, wurde eine Vorschriftendatenbank erstellt. Die für die Unterhaltung erforderlichen Aufträge (es gehen jährlich rund 16.000 Meldungen der Nutzenden beim Amt ein) werden seit dem Jahr 2013 über eine Lotus-Notes-basierte Anwendung („Stör- und Auftragsmanagement“) digital an die beauftragten Firmen gesendet. Zudem werden in dieser Anwendung über 3.000 Verträge verwaltet. Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Karlsruhe plant für die nahe Zukunft die Ausschreibung einer CAFM-Software als Ablösung dieser beiden Daten-banken. Wir laden Sie daher am 07. Februar 2024 zum Gespräch ein, um Ihnen eine Übersicht über die Spezifika unserer Gebäudeverwaltung und unseres Beauftragungssystems im Bereich des Amtes für Hochbau und Gebäudewirtschaft zu geben und mit Ihnen über mögliche fachliche Herausforderungen und Lösungsmöglichkeiten zu sprechen. Des Weiteren wollen wir uns mit Ihnen darüber austauschen, inwieweit die Anforderungen des Amtes vollumfänglich umsetzbar sind und wo gegebenenfalls Herausforderungen bei der Umsetzung bestehen können. Geplante Schwerpunkte werden dabei sein: • fachliche Anforderungen Gebäudeverwaltung • fachliche Anforderungen (technischen) Anlagenverwaltung • fachliche Anforderungen Reinigungsmanagement • fachliche Anforderungen Beauftragungen • fachliche Anforderungen Vertragsverwaltung • mögliche Erweiterungen der bisherigen Funktionalitäten • mögliche Schnittstellen zu SAP, Enaio und anderen Programmen • zeitlicher Rahmen für eine Umsetzung. Die vorläufige Agenda gestaltet sich derzeit wie folgt: • Begrüßung und Vorstellung • Organisatorisches • thematische Einführung in die Gebäudedatenbank • thematische Einführung in das Stör- und Auftragsmanagement • zeitliche Umsetzbarkeit und Marktsituation • weiteres Vorgehen und Abschluss der Veranstaltung. Die Teilnahme ist kostenfrei. Die online-Veranstaltung wird mittels OBS Studio aufgezeichnet. Die Teilnehmenden erklären sich mit der Anmeldung hierzu und zu einer späteren Weitergabe als Bestandteil der Vergabeunterlagen bereit. Pro Unternehmen sind maximal zwei Teilnehmende zugelassen. Eine Anmeldung ist bis spätestens 29.01.2024 erforderlich. Eine Anmeldung hierzu ist ausschließlich per E-Mail an [E-Mail-Adresse entfernt] möglich. Geben Sie dabei bitte folgende Informationen vollständig an: Unternehmen, Vor- und Nachname der geplanten Teilnehmenden, E-Mail-Adresse, deren Funktion und Telefon-nummer. Aus Kapazitätsgründen weisen wir darauf hin, dass gegebenenfalls nicht alle Anmeldungen berücksichtigt werden können. Die Terminbestätigung erfolgt nach Ablauf der Anmeldefrist. Die Einladung zur Veranstaltung erfolgt bis spätestens 01.02.2024. Nähere Informationen zum Tagesablauf, Gesprächsinhalten und die Einwahldaten erhalten Sie mit der Terminbestätigung. Wir bitten bis dahin von Rückfragen abzusehen.