Ausstattung mit Konferenz- und Tagungstechnik für die in Sachsen stattfindenden Amtschef- und Umweltministerkonferenzen im Jahr 2026

Mit Beschluss der Umweltministerkonferenz (UMK) - eine Fachministerkonferenz für umweltpolitische Themen, in der die für Umweltpolitik zuständigen Ministerinnen und Minister, Senatorinnen und Senatoren der Länder und des Bundes als Mitglieder vertreten sind - vom 27.03.2025 ist Sachsen im Jahr 2026 Vorsitzland der UMK. Zum reibungslosen Ablauf der o. g. Konferenzen sind jeweils die Ausstattung mit Konferenz- und Tagungstechnik, der Auf- und Abbau der Technik sowie die technische Betreuung vor Ort erforderlich. Die Ausstattung betrifft regelmäßig 3 - 4 Konferenzräume sowie ein Tagungsbüro mit Kopierraum. Die Umweltministerkonferenzen enden jeweils mit einer Pressekonferenz. Hierfür sind ebenfalls die erforderlichen technischen Rahmenbedingungen zu schaffen. Es wird mit einer Gesamt-Teilnehmerzahl von 60 - 80 Personen pro Konferenz gerechnet. Vom Auftragnehmer ist für jede Konferenz: - die vollständige Computer- und Kopiertechnik zur Ausstattung des Tagungsbüros und die EDV-technische Ausstattung (nachfolgend EDV) der Tagungsräume bereitzustellen, - der Transport, Auf- und Abbau sowie die Einrichtung der EDV (Vernetzung zwischen den Tagungsräumen und dem Tagungsbüro) sicherzustellen, - der Aufbau der EDV jeweils am Vortag der Konferenz durchzuführen und mit einem Funktionstest abzuschließen, - eine durchgängig personelle Betreuung und technischen Service während der gesamten Konferenztage zu gewährleisten. Es muss sichergestellt sein, dass eventuell auftretende Störungen umgehend behoben werden können. Ziel ist die technische Ermöglichung einer Erörterung mit ggf. gleichzeitiger Änderung von Beschlüssen in den Vorbesprechungen und den eigentlichen Konferenzen. Hierfür ist eine akustisch gute Kommunikation der Teilnehmer sowie eine Projektion der zu erörternden Textdokumente erforderlich, um das Protokollieren von Änderungen im Änderungsmodus von jedem Teilnehmer mitverfolgen zu können. Parallel erfolgt die Bearbeitung (Endkorrektur) und Ausfertigung der Beschlüsse und Änderungsanträge, die teilweise als Ausdruck (geheftet, gelocht) ausgereicht werden. Es ist der Zugriff der Protokollanten in den Konferenz- und Besprechungsräumen und der Schreibkräfte im Tagungsbüro (Schreib-, Druckbüro) auf eine gemeinsame Datenablage sowie das Auslösen von Druckaufträgen aus dem Netzwerk erforderlich. Zu Dokumentationszwecken ist eine Tonaufzeichnung der Diskussion in den Konferenzen erforderlich. Die Mitverfolgung des Sitzungsverlaufes der jeweiligen Konferenzen im Tagungsbüro (Schreib-, Druckbüro) soll durch eine Tonübertragung gewährleistet werden. Folgende Konferenzorte sind vorgesehen: 1. Amtschef- und Umweltministerkonferenz Austragungsort: InnSide Hotel Leipzig Zeitraum: 06.05.2026 - 08.05.2026 Aufbau: 05.05.2026; 12:00 - 20:00 Uhr Abbau: 08.05.2026; 15:00 - 20:00 Uhr 2. Amtschef- und Umweltministerkonferenz Austragungsort: Hotel Elbresidenz an der Therme Bad Schandau Zeitraum: 25.11.2026 - 27.11.2026 Aufbau: 24.11.2026; 12:00 - 20:00 Uhr Abbau: 27.11.2026; 15.00 - 20:00 Uhr Ausstattung mit Konferenz- und Tagungstechnik für die in Sachsen stattfindenden Amtschef- und Umweltministerkonferenzen im Jahr 2026