MARKTERKUNDUNG - Organisation einer wissenschaftlichen Konferenz

Markterkundung Es handelt sich nicht um ein Vergabeverfahren sondern um eine unverbindliche Informationsabfrage, die allein der Markterkundung gemäß § 20 Unterschwellenvergabeverordnung (UVgO) dient. Mit dieser Markterkundung möchte sich das Max-Plack-Institut für Multidisziplinäre Naturwissenschaften, Göttingen eine Übersicht über mögliche Bieter verschaffen die in der Lage sind eine wissenschaftliche Konferenz zu organisieren. Der Auftraggeber behält sich weiter vergaberechtliche Schritte vor. Leistungsbeschreibung Das Max-Planck-Institut für Multidisziplinäre Naturwissenschaften beabsichtigt einen Auftrag für die Unterstützung bei der Organisation der „International Hyperpolarization Conference 2026“ (HYP) zu vergeben. Die Konferenz findet vom 06. bis 10. September 2026 in Göttingen statt. Die Konferenz bietet ein Forum für einen fruchtbaren wissenschaftlichen Austausch, ein wertvolles Instrument für den Kompetenzaufbau und den Wissenstransfer zwischen den verschiedenen Methoden der Hyperpolarisation. Das Programm wird aus eingeladenen Vorträgen und Beiträgen bestehen. Der Termin ist festgelegt, Hörsäle und Seminarräume im Zentralen Hochschulgebäude (ZHG) der Universität Göttingen sind gebucht. Die Webseite des Jahres 2023, https://www.hyp23.org , gibt einen Eindruck der Konferenz. Es werden voraussichtlich 200 – 250 Personen daran teilnehmen, zudem wird die Konferenzsprache englisch sein. Wichtige Voraussetzungen Die Agentur muss Erfahrung im Ausrichten wissenschaftlicher Konferenzen haben, zudem langjährige Erfahrung und umfangreiche Vernetzung am besten mit Partnern EPR und NMR Spezialisten besitzen. Für die Eignungsfeststellung müssen drei Referenzen bei der Interessensbekundung beigefügt werden. Erfolgt dieses nicht wird die Agentur bei den weiteren Schritten ausgeschlossen. Grobe Aufzählung des Inhalts des zukünftigen Auftrags Mithilfe bei der Kalkulation Online‐Registrationssystem für Anmeldungen, Freikarten für eingeladene Teil-nehmende Laufende Teilnehmerbetreuung per Telefon und E-Mail (in englisch und deutsch) Unterstützung der Buchhaltung; Tagungskonto beim Auftraggeber; Rechnungen nach Vorgaben des Auftraggebers, Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung des Auftraggebers in allen Belangen Erstellung der Programmübersicht (Programmplaner) und des detaillierten Pro-gramms für die Website, inkl. kontinuierlicher Aktualisierung Aufbereitung der Listen für das Programmkomitee, techn. Details an alle Autor:innen, Korrespondenz und Support für Komitee inklusive Autor:innen Benachrichtigungen Organisation von Übernachtungskontingenten in verschiedenen Kategorien Hilfskräfte: Briefing der Hilfskräfte Erstellung von Richtlinien und Dienstplänen Erstellen eines Programmhefts für Druck- und Webversion Abstracthandling mit Bestätigungsnachrichten, Deadlines, Beitragsformen, Themen, Korrespondenz mit den Autor:innen, ggfs. Nachtrag von Abstracts ins System, Redaktion aller Texte inkl. Notification of Authors , kontinuierliche Pflege (z.B. verlängerte Einreichungsfrist) Datensicherung und Übergabe aller Abstracts und ListenConsulting Copyright, Datenschutzhinweise Erstellung der Konferenzwebseite mit Unterseiten, Design, Programmierung, Text-redaktion Bildmaterial, Bildbearbeitung, Pflege im Auftragszeitraum, Sicherheitszertifikat (https) und dessen Implementierung Tagungsbüro vor Ort: Verantwortliche Leitung des Tagungsbüros vor Ort; Koordination von Material, Informationen; Handling Neuanmeldungen und Änderungen von Teilnehmerregistrierungen; Beschilderung; Ansprechperson für Teilnehmende, Vortragende, Standpersonal und Dienstleister in allen Belangen Namensschilder erstellen inkl. Befestigungsmöglichkeiten z. B. Kombiclip Organisation der Industrieausstellung Vorbereitung der Anmeldeunterlagen, Betreuung vor Ort Laufende Kommunikation mit Auftraggeber Absprachen mit der Tagungslocation bzgl. der Tagungsräume, Bestuhlung und Technik (wird vom Auftraggeber gemietet) Laufende Teilnehmerbetreuung Betreuung von Referent*innen Sofern Sie die oben beschriebene Dienstleistung anbieten können, bitten wir um Zusendung aussagekräftiger Unterlagen und Referenzen bis spätestens 07.02.2025, 12:00 Uhr. Veranstaltung Konferenz