Bereitstellung eines standortübergreifenden Projektmanagementsystems inklusive laufender Wartung und Support

Nationale Ausschreibung nach UVgO Vorinformation 1. Öffentlicher Auftraggeber Name und Anschrift: Leitung Finanzen Collegienstraße 54 06886 Lutherstadt Wittenberg Telefonnummer: [Nummer entfernt] E-Mail: vergabe@luthermuseen.de Faxnummer: [Nummer entfernt] Internet: www.luthermuseen.de 2. Vergabeverfahren Verhandlungsvergabe Rechtsrahmen: UVgO 3. Auftragsgegenstand: Bereitstellung eines standortübergreifenden Projektmanagementsystems inklusive laufender Wartung und Support 4. Ort der Ausführung Lutherstadt Wittenberg 5. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistung: Gegenstand der geplanten Beschaffung ist die Bereitstellung und Implementierung einer Open-Source-Projektmanagementsoftware als On-Premises-Lösung für den Betrieb innerhalb der IT-Infrastruktur des Auftraggebers oder als Cloud-Lösung. Die Software soll von maximal 25 Personen genutzt werden und die zentrale Planung, Steuerung, Überwachung und Dokumentation von Projekten und Projektportfolios ermöglichen. Die Software muss unter einer anerkannten Open-Source-Lizenz stehen. Sofern es sich um eine On-Premise Lösung handelt muss der Quellcode der Projektmanagementsoftware öffentlich zugänglich sein. Der Betrieb soll innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur erfolgen und die Kontrolle des Auftraggebers über die Verarbeitung und Speicherung der Daten gewährleisten. Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind einzuhalten. Der funktionale Leistungsumfang umfasst insbesondere: Projektportfolio und Reporting: Zentrale Projektübersicht, Darstellung von Projektstatus, Terminen, Budgets und Ressourcen sowie projektübergreifende Auswertungen. Projektinitiierung und Genehmigungen: Digitale Abbildung mehrstufiger Initiierungs-, Prüfungs- und Freigabeprozesse einschließlich der nachvollziehbaren Dokumentation von Entscheidungen. Operatives Projektmanagement: Aufgaben- und Arbeitspaketverwaltung sowie Unterstützung von Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards. Besprechungsmanagement: Integrierte Vorbereitung und Nachbereitung von Projektbesprechungen mit Tagesordnungen, Protokollen, Beschlüssen und verknüpften Folgeaufgaben. Dokumenten- und Rechteverwaltung: Verwaltung projektbezogener Vorlagen, rollenbasierte Zugriffsrechte sowie nachvollziehbare Protokollierung relevanter Änderungen und Aktivitäten. Der Leistungsumfang umfasst die erforderlichen Softwarelizenzen bzw. Nutzungsrechte, die Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme sowie laufende Wartungs- und Supportleistungen einschließlich Softwareaktualisierungen und Fehlerbehebungen für einen Zeitraum von fünf Jahren. Die technischen Rahmenbedingungen, der konkrete Lizenzumfang sowie die Anforderungen an Wartung und Support werden im weiteren Vergabeverfahren konkretisiert. Gleichwertige Lösungen, die sämtliche Anforderungen erfüllen, sollen im Wettbewerb berücksichtigt werden. 6. Voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung: Fertigstellung der Leistungen bis: 30.11.2026 Dauer der Leistung: 5 Jahre ggf. Beginn der Ausführung: 7. Sonstiges: Sofern Interesse besteht, wird um Rückmeldung per Email an vergabe@luthermuseen.de bis spätestens zum 02.11.2026 gebeten. Im Anschluss erfolgt eine Verhandlungsvergabe. Entsprechende Angebotsaufforderung zzgl. weiterführender Informationen zum Verfahren werden Ihnen dann zur Verfügung gestellt. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nachdem Preis. (100 % Gewichtung). Näheres hierzu mit Angebotsaufforderung. Die Stiftung Luthergedenkstätten in Sachsen-Anhalt behält sich vor, auf das Erstangebot den Zuschlag zu erteilen. Software,IT-Systemdienstleistungen