Aufruf Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb - cross-mediale Kommunikationskampagne

Kontext Das „fill in - International Jazz Festival Saar“ wurde initiiert 2023 von Prof. Oliver Strauch, der die künstlerische Leitung übernimmt. Das künstlerische Konzept verbindet herausragende künstlerische Qualität der eingeladenen Bands, unverwechselbare, stilistisch offene Programmgestaltung mit internationalen Stars sowie herausragenden Musiker:innen aus Frankreich und Bands der großregionalen Jazzszene. Das Festival strebt seit seiner ersten Ausgabe eine breite und überregionale öffentliche Wahrnehmung an. Die vierte Ausgabe von „fill in - International Jazz Festival Saar“ findet 2026 in mehreren Phasen über das ganze Jahr statt. Die Konzertveranstaltungen finden am 08.05.2026 und vom 25. - 28.06.2026 in Saarbrücken, vom 31.07 - 01.08.2026 am Bostalsee und am 24.10.2026 in St. Ingbert statt. K8 fungiert als Projektträger und Veranstalter von „fill in - International Jazz Festival Saar“ im Rahmen der Ausgabe 2026. Aufruf K8 Institut für strategische Ästhetik sucht einen verlässlichen Partner mit Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von cross-medialen Kommunikationskampagnen mit aktiver Einbindung von Vertreter:innen relevanter Stakeholder-Gruppen. Hiermit rufen wir zur Bewerbung für ein Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb auf. Wir bitten hierfür um Zusendung eines Leistungsportfolios im Bereich cross-medialer Kommunikationskampagnen mit aktiver Einbindung von Vertreter:innen relevanter Stakeholder-Gruppen. Die Referenzprojekte sollten mindestens zwei der folgenden Leistungskategorien umfassen: Konzeption und Umsetzung von cross-medialen Kommunikationskampagnen für Auftraggeber aus dem kulturellen, künstlerischen oder gestalterischen Bereich Konzeption und Produktion von Medieninhalten, die über verschiedene Kommunikationskanäle im digitalen und im physischen Raum veröffentlicht wurden Konzeption und Umsetzung von Kommunikationskampagnen mit Partizipationsformaten zur Einbindung von Vertreter:innen von Stakeholder-Gruppen Das Portfolio sollte eine Auflistung der innerhalb der letzten sieben Jahre betreuten Referenzprojekte enthalten, inklusive einer Beschreibung der im Zusammenhang der jeweiligen Kommunikationskampagne übernommenen Leistungen. Die Zusendung dieser Informationen erfolgt auf Deutsch per E-Mail an [E-Mail-Adresse entfernt]. Die Bewerbungsfrist endet am 20.12.2025 um 12:00 Uhr. Die Einladung zur Teilnahme an einem wettbewerblichen Dialog erfolgt im zweiten Schritt nach einer Vorauswahl der Anbieter nach Maßgabe der festgelegten und nachfolgend näher beschriebenen Wertungskriterien. Die vergleichende Wertung erfolgt mittels einer Punktbewertung. Dabei wird bewertet, inwiefern der Dienstleister anhand seines Leistungsportfolios in allen Bereichen der geforderten Dienstleistungen Kompetenzen vorweisen kann wie viele Referenzen nachgewiesen werden können inwiefern die gewählte ästhetischen Formsprache und / oder die Partizipationsformate die Inhalte und Botschaften der Kampagne aufgreifen und so zu ihrer effektiven Vermittlung beitragen. Nach Prüfung der eingegangenen Bewerbungen wird mit den ausgewählten Anbietern ein wettbewerblicher Dialog zur Ermittlung und Festlegung der Mittel eröffnet, mit denen die Bedürfnisse des Auftraggebers am besten erfüllt werden können. Hierfür werden am 23.12.2025 bis 18:00 Uhr präzise Angaben zu den Zielen, zur intern durch den Auftraggeber durchgeführten Stärken-/ Schwächen-Analyse aller bisher geplanten oder in Umsetzung befindlichen Kommunikationsmaßnahmen, zur Bedarfsanalyse in Hinblick auf die zu beauftragende crossmediale Kommunikationskampagne mit aktiver Einbindung von Vertreter:innen relevanter Stakeholder sowie zu den Kriterien, nach denen die im folgenden einzureichenden Angebote bewertet werden, an die ausgewählten Anbieter versandt. Auf dieser Basis werden die ausgewählten Anbieter gebeten, ein Rahmenangebot zu erstellen, das eine Beschreibung der angebotenen Leistungen sowie den für die Leistungserbringung zeitlichen und budgetären Rahmen beinhaltet, und dieses bis zum 12.01.2026, 18:00 Uhr, einzureichen. Dieses Angebot ist auf Deutsch per E-Mail an [E-Mail-Adresse entfernt] zu senden. Über den Angebotsinhalt soll im dritten Schritt verhandelt werden, wobei wir uns vorbehalten, den Zuschlag, auch ohne zuvor verhandelt zu haben, an den Bietenden mit dem Angebot, das gemäß den Bewertungskriterien am besten bewertet wurde, zu vergeben. Die Zahlungsmodalitäten sind Bestandteil der Verhandlungen. cross-mediale Kommunikationskampagne, Stakeholdereinbindung