# Kommunikations- und Kollaborationstools für bayerische Schulen (KoKo22)

Zuschlag erteilt

Freistaat Bayern hat den Auftrag für IT-Dienstleistungen in München am 28.11.2022 vergeben, Zuschlag an Manage Now GmbH.

- Auftraggeber: [Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/freistaat-bayern-vertreten-durch-das-bayerische-staatsministerium-fuer-unterricht-und-kultus)
- Was: IT-Dienstleistungen: Kommunikations- und Kollaborationstools für bayerische Schulen (KoKo22)
- Wo: München, Bayern
- Wer kann anbieten: Jedes Unternehmen, das die Anforderungen der Vergabeunterlagen erfüllt.
- Laufzeit: 01.01.2023 bis 31.12.2027, bis zu 5 Verlängerungen
- Zuschlag an: Manage Now GmbH
- Zuschlag am: 28.11.2022
- Summe: nicht veröffentlicht
- Angebote: nicht veröffentlicht

## Gewinner

- [Manage Now GmbH](https://vergabeweiser.de/unternehmen/manage-now-gmbh), München

## Leistungsumfang

Gegenstand des Vertrages ist die zeitlich befristete Bereitstellung eines IT-Systems bestehend aus: Los 1: Einem Cloud Speicher mit einer WebOffice-Komponente mit spezifischen Leistungsmerkmalen, Funktionalitäten und Einschränkungen sowie entsprechenden Apps sowie einer Administrationsoberfläche. Los 2: Einem Messenger mit spezifischen Leistungsmerkmalen, Funktionalitäten und Einschränkungen sowie entsprechenden Apps und einer Administrationsoberfläche.

## Angaben laut Bekanntmachung

- Verfahren: nicht angegeben (EU-weit)
- Art des Auftrags: Dienstleistung
- Geschätzter Wert: nicht angegeben
- Nachprüfung: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
- CPV-Code: 72000000-5
- CPV-Bezeichnung: [IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung](https://vergabeweiser.de/cpv/72000000-it-dienste-beratung-software-entwicklung-internet)
- Bekanntmachungs-ID: b33acb8b-1c27-433a-9a8d-ddc6528756a4

## Verlauf

- 28.03.2026: Vertragsänderung veröffentlicht · Anpassung der FIBS-Drive-Umgebung (bzgl. Cloud Speicher mit WebOffice-Komponente (Los 1)): Die ursprünglich vereinbarte FIBS Drive Umgebung („FIBS-Drive“) war zum Einsatz des Cloudspeichers Drive im Fortbildungskontext vorgesehen, so dass die Fortbildungs-Umgebung als einfache Instanz i.S. einer virtuellen Schule innerhalb des ByCS Drive ausgestaltet wird. Hierzu wurde in den ursprünglichen Vergabeunterlagen eine einmalige Vergütung für die Inbetriebnahme des FIBS-Drives vereinbart. Die Ausgestaltung als virtuelle Schule limitiert allerdings die Konfigurationsmöglichkeiten und mögliche Anpassungen durch die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) in erheblichem Umfang, wie sich im Praxisbetrieb inzwischen zeigte. FIBS-Drive wurde entsprechend angepasst (z.B. Hinterlegung eigener Datenschutzbestimmungen und einer eigenen AVV, Einrichtung eines speziellen Rollen- und Rechtesystems, welches speziell auf den Fortbildungskontext angepasst ist, Möglichkeit für die ALP in FIBS Drive Anpassungen vorzunehmen). Hierzu ist es erforderlich, die FIBS Drive Umgebung als eigenständige, unabhängig von ByCS-Drive betriebene Umgebung einzurichten und als eigenständiges Produkt bereitzustellen. Die Ersteinrichtung einer von ByCS-Drive getrennten FIBS-Drive-Instanz wird seitens des Auftragnehmers kostenfrei vorgenommen. Durch den dauerhaften Betrieb der zusätzlichen Cloud Speicher-Instanz für FIBS entstehen dem Auftragnehmer zusätzliche Betriebsaufwände, die zu vergüten sind. Die monatliche Vergütung zur Bereitstellung und zum Betrieb von FIBS-Drive waren in den ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht vorgesehen. Die im Zusammenhang mit der FIBS-Drive-Umgebung vereinbarten Leistungen stellen zusätzliche Dienstleistungen im Sinne des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB dar. Umsetzung der Option des Verwaltungsspeicherbereichs mit ergänzten Anforderungen (bzgl. Cloud Speicher mit WebOffice-Komponente (Los 1)): Im Rahmen der Inbetriebnahme des Cloud Speichers (im Folgenden auch Drive) und in fachlichen Abstimmungen seitens des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus und dem Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung hat sich ergeben, dass dieses Konzept in der Bedienung, zu kleinteilig ist. Dies zeigte sich erst nach Inbetriebnahme des Drive, da erst dann das Produkt Drive in Gänze zur Verfügung stand und die weitere Ausgestaltung des Verwaltungsspeichers innerhalb von Drive vollumfänglich ausgeplant werden konnte. Der Verwaltungsspeicher wird nun so realisiert, dass über einen Umschalter Nutzerinnen und Nutzer auf oberster Bedienebene des Cloud Speichers ByCS-Drive auf den Verwaltungsspeicherbereich umschalten können. Das Anlegen von personenunabhängigen Speicherbereichen innerhalb des Verwaltungsspeichers wurde durch eine genauere Ausgestaltung des Verwaltungsspeichers im Rahmen und mit den Erfahrungen aus der Inbetriebnahme des Cloud Speichers verbessert: Durch die Verbesserung können die berechtigten Nutzer für die Zusammenarbeit in Gruppen oder Gremien die personenunabhängigen Speicherbereiche selbst anlegen und verwalten. So wird lokalen und schularttypischen Bedürfnissen besser Rechnung getragen. Außerdem wird die Administration entlastet. Auch wurde die Funktion der Sitzungsverlängerung realisiert und das Kopieren von Dateien aus dem Cloud Speicher in den Verwaltungsspeicher (nicht aber in die andere Richtung) ermöglicht. Die Leistungen stellen zusätzliche Dienstleistungen i.S.d. des § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 GWB dar. Diese Leistungen waren in den ursprünglichen Vergabeunterlagen lediglich als – nach aktuellen Erkenntnissen nicht mehr geeignete (s.o.) - Option vorgesehen.

## Häufige Fragen

**Wer hat den Auftrag bekommen?**
Den Zuschlag hat Manage Now GmbH erhalten.

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## Von hier aus weiter

- [Öffentliche Ausschreibungen in München](https://vergabeweiser.de/region/bayern/muenchen): Offene Ausschreibungen aller Branchen
- [Freistaat Bayern vertreten durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/freistaat-bayern-vertreten-durch-das-bayerische-staatsministerium-fuer-unterricht-und-kultus): Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle
- [Ausschreibungen für Schulen](https://vergabeweiser.de/thema/schulen): Ausschreibungen und Zahlen
- [Vergabearten](https://vergabeweiser.de/wissen/vergabearten): Wissen: Ablauf und Begriffe

Automatisch aus den Feldern der Bekanntmachung vom 28.03.2026, ohne KI. Die Branche ordnen wir selbst zu. Stand: 03.11.2026.

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Quelle: Bekanntmachung auf oeffentlichevergabe.de (CC0), https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/search/details?noticeId=b33acb8b-1c27-433a-9a8d-ddc6528756a4. Maßgeblich ist die Bekanntmachung. Seite: https://vergabeweiser.de/ausschreibung/kommunikations-und-kollaborationstools-fuer-bayerische-schulen-koko22-b33acb8b