# Dokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin

Zuschlag erteilt

Universität der Künste Berlin hat den Auftrag für Software in Berlin am 07.07.2025 vergeben, Zuschlag an OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH. Eingegangen: 3 Angebote.

- Auftraggeber: [Universität der Künste Berlin](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/universitaet-der-kuenste-berlin)
- Was: Software: Dokumentenmanagementsystem für die Universität der Künste Berlin
- Wo: Berlin
- Wer kann anbieten: Zuerst Teilnahmeantrag. Es werden 3 bis 6 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Für KMU geeignet laut Bekanntmachung.
- Zuschlag an: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
- Zuschlag am: 07.07.2025
- Summe: nicht veröffentlicht
- Angebote: 3

## Gewinner

- [OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH](https://vergabeweiser.de/unternehmen/optimal-systems-vertriebsgesellschaft-dortmund-mbh), Dortmund

## Leistungsumfang

Die Auswahl des optimalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) wird eine wesentliche Rolle bei der Umsetzung künftiger Digitalisierungsvorhaben der Universität der Künste Berlin einnehmen. Entscheidend sind die Anforderungen eines integrierten Gesamtsystems. Ein medienbruchfreies Dokumenten- und Datenmanagement soll relevante Universitätsverwaltungsprozesse in enger Wechselbeziehung mit anderen Softwareprodukten (gemäß standardisierter Zertifizierung und Qualitätsnormen) umsetzen. Für Mitarbeiter*innen soll daher künftig Arbeit effizienter gestaltet und sowohl die Zusammenarbeit als auch die Recherche bzw. Dokumentenverfügbarkeit vereinfacht werden. Zum Beschaffungsumfang gehören neben der unbefristeten Lieferung des DMS auch Projektdienstleistungen der Implementierung, des Customizings und Schulungsleistungen während der Einführung. Des weiteren sind regelmäßige Wartungs- und Supportleistungen zu erbringen. Die Projektdienstleistungen sind voraussichtlich innerhalb von 2 Jahren nach Vertragsbeginn zu erbringen. In dieser Zeit sollen die ausgeschriebenen DMS-Grundfunktionalitäten, Business-Solutions und Workflows in verschiedenen Teilprojekten installiert, konfiguriert und geschult sowie die Implementierung des Systems professionell projektmanagementseitig begleitet werden. Dazu kommen die Herstellung und Anpassung von Schnittstellen und der hierzu erforderliche Austausch mit Drittanbietern der anzubindenden Systeme.

## Angaben laut Bekanntmachung

- Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-weit)
- Art des Auftrags: Lieferung
- Geschätzter Wert: nicht angegeben
- Nachprüfung: Vergabekammer des Landes Berlin
- CPV-Code: 48100000-9
- CPV-Bezeichnung: [Branchenspezifisches Softwarepaket](https://vergabeweiser.de/cpv/48100000-branchenspezifisches-softwarepaket)
- Bekanntmachungs-ID: 520cf988-9172-41be-a242-8f485dd34039

## Verlauf

- 14.11.2024: Ausschreibung veröffentlicht
- 09.07.2025: Ergebnis veröffentlicht

## Häufige Fragen

**Wer hat den Auftrag bekommen?**
Den Zuschlag hat OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH erhalten.

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## Von hier aus weiter

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- [Universität der Künste Berlin](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/universitaet-der-kuenste-berlin): Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle
- [Ausschreibungen von Universitäten und Hochschulen](https://vergabeweiser.de/thema/hochschulen): Ausschreibungen und Zahlen
- [Verhandlungsverfahren](https://vergabeweiser.de/wissen/verhandlungsverfahren): Wissen: Ablauf und Begriffe

Automatisch aus den Feldern der Bekanntmachung vom 09.07.2025, ohne KI. Die Branche ordnen wir selbst zu. Stand: 03.11.2026.

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Quelle: Bekanntmachung auf oeffentlichevergabe.de (CC0), https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/search/details?noticeId=ae163d1b-da18-4e25-9f7f-ddaf8fa54a60. Maßgeblich ist die Bekanntmachung. Seite: https://vergabeweiser.de/ausschreibung/dokumentenmanagementsystem-fuer-die-universitaet-der-kuenste-berlin-520cf988