# Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management Zuschlag erteilt F&W Fördern & Wohnen AöR hat den Auftrag für „Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management“ in Hamburg am 26.05.2026 vergeben. Wer den Zuschlag bekommen hat, steht nicht in der Bekanntmachung. - Auftraggeber: [F&W Fördern & Wohnen AöR](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/fw-foerdern-wohnen-aoer) - Was: Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management - Wo: Hamburg - Wer kann anbieten: Jedes Unternehmen, das die Anforderungen der Vergabeunterlagen erfüllt. - Zuschlag an: Gewinner nicht veröffentlicht - Zuschlag am: 26.05.2026 - Summe: nicht veröffentlicht - Angebote: nicht veröffentlicht ## Leistungsumfang Die Fördern & Wohnen AöR plant die Einführung eines Records-Management-Systems (RMS) mit Anbindung an ein Dokumentenmanagement (DMS)- und Archivsystem, da die derzeitige Verwaltung analoger und digitaler Akten den wachsenden fachlichen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen nicht mehr genügt. Ziel ist eine effiziente, rechtskonforme und lang-fristig transparente Verwaltung aller Unterlagen. Aktuell werden rund 26.700 analoge Akten bei einem externen Dienstleister aufbewahrt, während digitale Dokumente in unbekannter Anzahl auf verschiedenen internen Laufwerken verteilt vorliegen. Die bestehenden Dokumenten- und Ablagesysteme sind heterogen organisiert, was die schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen erschwert. Zudem fehlen eine einheitliche Klassifikation und Ordnungssystem, die den gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen. Die bestehenden Prozesse erfüllen die wachsenden Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Effizienz und Compliance nicht vollständig. Vor diesem Hintergrund soll ein neues, unternehmensweit einheitliches Konzept zum Umgang mit analogen und digitalen Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus (Records Management) hinweg eingeführt werden. Die technische Lösung soll die definierten fachlichen Vorgaben unterstützen und eine nachhaltige, strukturierte sowie rechtskonforme Akten- und Dokumentenverwaltung (Records Management) ermöglichen. Im Rahmen der Ausschreibung wird ein Spezialist für Records Management gesucht, der die bestehenden Prozesse analysiert, die Dokumenten- und Aktenstruktur neu organisiert und die fachliche Einführung des DMS/RMS begleitet. Zielsetzung Ziel ist die Einführung einer effizienten, systematischen und gesetzeskonformen Dokumenten- und Aktenverwaltung (Records Management). Die Maßnahme soll: ? Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifizieren, ? eine einheitliche Klassifikation einführen, ? die Aktenstruktur sowie den Aktenplan normgerecht gestalten und ein Aktenverzeichnis erstellen, ? die Integration des Ordnungssystems das Records-Management- bzw. Dokumentenma-nagementsystem (RMS/DMS) unterstützen, ? die langfristige Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Compliance sicher-stellen, ? transparente Abläufe schaffen und die Effizienz der Dokumentenverwaltung steigern. Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen digitalen und analogen Altbeständen werden die bestehenden digitalen Ordner zunächst in einer Zwischenablage gespeichert und nicht direkt in das DMS/RMS übernommen; die analogen Dokumente (ca. 26.700 Stück) gehören nicht zum Leistungsumfang und werden vorerst nicht digitalisiert. Ab einem festzulegenden Stichtag erfolgt die Ablage neu entstehender, archivierungsrelevanter Dokumente ausschließlich im DMS/RMS. Die Projekt- und Teilprojektleitung (Archivkoordination und IT) sowie die Durchführung von Change-Management-Maßnahmen im Unternehmen sind nicht Gegenstand dieses Auftrags. Das Vorhaben wird im Rahmen eines Projekts umgesetzt. Das Projektkernteam setzt sich aus folgenden Fachbereichen zusammen: Projektbüro, Datenschutz und Qualitätsmanagement. Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management ## Angaben laut Bekanntmachung - Verfahren: nicht angegeben (EU-weit) - Art des Auftrags: nicht angegeben - Geschätzter Wert: nicht angegeben - CPV-Code: 79995100-6 - CPV-Bezeichnung: [Archivierung](https://vergabeweiser.de/cpv/79995100-archivierung) - Bekanntmachungs-ID: 25393178 ## Verlauf - 27.05.2026: Ergebnis veröffentlicht ## Häufige Fragen **Wer hat den Auftrag bekommen?** Der Auftraggeber hat den Gewinner nicht veröffentlicht. ## Weitere Zuschläge dieses Auftraggebers - [Rahmenvereinbarung für die Beschaffung von Bewohnermobiliar für div. Einrichtungen](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/rahmenvereinbarung-fuer-die-beschaffung-von-bewohnermobiliar-fuer-div-6424a877) · Zuschlag 16.07.2026 an Ceha Deutschland GmbH · 1 Angebot - [Rahmenvereinbarung über Event-Verpflegungsleistungen in div. Einrichtungen von F&W](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/rahmenvereinbarung-ueber-event-verpflegungsleistungen-in-div-13601743) · Zuschlag 16.07.2026 an AlsterFood GmbH · 1 Angebot - [Rahmenvereinbarung Sicherheitsdienstleistungen](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/rahmenvereinbarung-sicherheitsdienstleistungen-2547ea66) · Zuschlag 06.07.2026 an proSicherheit GmbH und 8 weitere · 20 Angebote - [Ausschreibung über eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Heizöl](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/ausschreibung-ueber-eine-rahmenvereinbarung-fuer-die-lieferung-von-77ef2ee4) · Zuschlag 08.06.2026 an team energie GmbH & Co. KG · 4 Angebote - [Glasreinigung](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/glasreinigung-d17308e1) · Zuschlag 27.03.2026 an Schultz GFS GmbH · 2 Angebote - [Interimsvergabe für WLAN im Voucher-Modell](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/interimsvergabe-fuer-wlan-im-voucher-modell-b36ef584) · Zuschlag 12.12.2025 an infraXPT UG · 2 Angebote ## Von hier aus weiter - [Öffentliche Ausschreibungen in Hamburg](https://vergabeweiser.de/region/hamburg): Offene Ausschreibungen aller Branchen - [F&W Fördern & Wohnen AöR](https://vergabeweiser.de/vergabestelle/fw-foerdern-wohnen-aoer): Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle - [Vergabearten](https://vergabeweiser.de/wissen/vergabearten): Wissen: Ablauf und Begriffe Automatisch aus den Feldern der Bekanntmachung vom 27.05.2026, ohne KI. Stand: 03.11.2026. Fehler melden: https://vergabeweiser.de/fehler-melden?seite=https%3A%2F%2Fvergabeweiser.de%2Fausschreibung%2Fbeschaffung-von-beratungsleistungen-eines-spezialisten-im-bereich-25393178 --- Quelle: Bekanntmachung auf oeffentlichevergabe.de (CC0), https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/search/details?noticeId=25393178. Maßgeblich ist die Bekanntmachung. Seite: https://vergabeweiser.de/ausschreibung/beschaffung-von-beratungsleistungen-eines-spezialisten-im-bereich-25393178