# Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (Laufzeit: 60 Monate +Verlängerung um 2x 1 Jahr)

Aufgehoben

Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Zentrale… hat das Vergabeverfahren für Software im Ilm-Kreis aufgehoben.

- Auftraggeber: Technische Universität Ilmenau, Dezernat Finanzen, Zentrale Vergabestelle
- Was: Software: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (Laufzeit: 60 Monate +Verlängerung um 2x 1 Jahr)
- Wo: Ilm-Kreis, Thüringen
- Wer kann anbieten: Jedes Unternehmen, das die Anforderungen der Vergabeunterlagen erfüllt.
- Laufzeit: 01.03.2025 bis 28.02.2030
- Vergabeunterlagen: https://www.evergabe-online.de/tenderdocuments.html?id=728909
- Vergabeplattform: [evergabe-online.de](https://vergabeweiser.de/plattform/evergabe-online)

## Leistungsumfang

Die TU Ilmenau beabsichtigt die Einführung eines hochschulweiten Dokumentenmanagementsystems zur Schriftgutverwaltung, Aktenbildung, Aufbewahrung innerhalb gesetzter Fristen und Übergabe in ein Langzeitarchiv. Ziel ist es, existierendes und aufzunehmendes Schriftgut zusammen mit den beschreibenden Metadaten in einem integrierten System über ein Web-Portal für alle Universitätsmitglieder zur Verfügung zu stellen und geeignete Bearbeitungsprozesse zu automatisieren. Darüber hinaus sollen Fachverfahren mit dem Ziel angeschlossen werden, Dokumente strukturiert in die Akten des Dokumentenmanagementsystems zu übernehmen, lesbar über den Dokumentenlebenszyklus den Fachverfahren anzubieten und die Aufbewahrungsfristen anzusteuern. Die Universität nutzt derzeit das Dokumentenmanagementsystem VIS 6 der Firma PDV GmbH Erfurt mit einzelnen Anwendungsfällen. Mit der Einführung des Systems verfolgt die TU Ilmenau die folgenden Ziele: • Ausbau des Dokumentenmanagements und Integration in die Abläufe und IT-Infrastruktur der Universität • Strukturierte und revisionssichere Schriftgutverwaltung, • Unterstützung der Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen, • Transparenz der Prozesse, • Automatisierung der Prozesse, • Steigerung der Effektivität der Prozesse. Vertragsgrundlage des gewählten Bereitstellungsmodells (SaaS) soll ein EVB-IT Cloudvertrag einschließlich der ergänzenden Vertragsbedingungen für Cloudleistungen (EVB-IT-Cloud AGB) in gültiger Fassung sein.

## Angaben laut Bekanntmachung

- Verfahren: Offenes Verfahren (EU-weit)
- Art des Auftrags: Lieferung
- Geschätzter Wert: 1.161.759 €
- Bindefrist: 37 Tage nach Angebotsfrist
- Rahmenvereinbarung: ja
- Nachprüfung: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt
- CPV-Code: 48300000-1
- CPV-Bezeichnung: [Softwarepaket für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität](https://vergabeweiser.de/cpv/48300000-softwarepaket-fuer-dokumentenerstellung-zeichnen)
- Bekanntmachungs-ID: 5a997397-7728-47bf-989f-e1c11344bb80

## Verlauf

- 12.11.2024: Ausschreibung veröffentlicht
- 15.11.2024: Ausschreibung veröffentlicht · Änderung der Bindefrist auf Gund des Vertragbeginns
- 21.02.2025: Ergebnis veröffentlicht

## Zuschläge dieses Auftraggebers

- [VMware Produkte Verlängerung und weitere Lizenzen Production Support/Subscription](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/vmware-produkte-verlaengerung-und-weitere-lizenzen-production-263e995c) · Zuschlag 25.09.2026 an MR Datentechnik Vertriebs- und Service GmbH · 7 Angebote
- [campusweiter Zugriff auf MATLAB und Simulink für die uneingeschränkte Nutzung der Desktop- und Online-Produkte](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/campusweiter-zugriff-auf-matlab-und-simulink-fuer-die-beb1eee8) · Zuschlag 29.06.2026 an The MathWorks GmbH · 1 Angebot
- [hochfrequenz Datenaquisesystem](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/hochfrequenz-datenaquisesystem-b8f311b3) · Zuschlag 20.05.2026 an Dewesoft Deutschland GmbH · 1 Angebot
- [Forschungsplattform AVF (L4) unter Berücksichtigung der erforderlichen Sensorik und Steuerung sowie der Ertüchti-gung für reale Fahrtests](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/forschungsplattform-avf-l4-unter-beruecksichtigung-der-erforderlichen-daf9f351) · Zuschlag 08.12.2025 an Einzelunternehmen aus Dubai Aviation City, Dubai · 2 Angebote
- [Hochautomatisierte Fahrzeugplattform mit integrierter Software](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/hochautomatisierte-fahrzeugplattform-mit-integrierter-software-a59e9465) · Zuschlag 26.11.2025 an Soda.AUtttTO UK Ltd · 2 Angebote
- [HPC Hardware Komponenten](https://vergabeweiser.de/ausschreibung/hpc-hardware-komponenten-e02abcc3) · Zuschlag 21.11.2025 an sysgen GmbH · 1 Angebot

## Von hier aus weiter

- [Öffentliche Ausschreibungen im Ilm-Kreis](https://vergabeweiser.de/region/thueringen/landkreis-ilm-kreis): Offene Ausschreibungen aller Branchen
- [Ausschreibungen von Universitäten und Hochschulen](https://vergabeweiser.de/thema/hochschulen): Ausschreibungen und Zahlen
- [Offenes Verfahren](https://vergabeweiser.de/wissen/offenes-verfahren): Wissen: Ablauf und Begriffe

Automatisch aus den Feldern der Bekanntmachung vom 21.02.2025, ohne KI. Die Branche ordnen wir selbst zu. Stand: 01.11.2026.

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Quelle: Bekanntmachung auf oeffentlichevergabe.de (CC0), https://oeffentlichevergabe.de/ui/de/search/details?noticeId=71289bc4-3f77-4fc9-8806-8a754f646b6f. Maßgeblich ist die Bekanntmachung. Seite: https://vergabeweiser.de/ausschreibung/beschaffung-eines-dokumentenmanagementsystems-laufzeit-60-monate-5a997397